貸し会議室を利用するメリットと仕組み、有効的な使い方
貸し会議室は個室単位で会議室を貸し出すサービスです。このサービスは公民館などの公的機関が会議室を貸し出していたのが一般的でしたが、最近では民間企業も空きスペースを貸し会議室として貸し出すようになりました。そんな貸し会議室を利用するメリットには、どんなところがあるのでしょうか。
■貸し会議室の仕組みはどうなっているのか？
民間企業などのビルや土地の所有者は、空き部屋を賃貸としてテナント募集するより、それをレンタルで提供するほうが効率よく運営できます。利益率が上がる方法として、貸し会議室が多くなっているのです。利用者は会議に限らず、セミナーや研修などでも利用することができます。
参照資料→御茶ノ水ソラシティカンファレンスセンター http://solacity.jp/cc/
料金は1時間当たり数千円から利用でき、大体3～4時間の利用で貸し出されていますが、1時間からでもレンタルできるところもあります。レンタルするときは、利用日・利用時間・利用人数・レイアウトなどが設定でき、利用に必要な備品もレンタルすることができます。
■貸し会議室を利用するメリット
利用するメリットは、①都市部のアクセスしやすい場所にあること、②備品や有人サービスなどが充実していること、③会議以外にも様々な用途で使えること、などが挙げられます。貸し会議室を見てみると、都市部のアクセスしやすい駅の近くやオフィス街の中にあることが多いです。
ビルが多く立ち並んでいるので、空き部屋が多くなりがちです。それらを有効活用するために、貸し会議室のサービスが生まれました。実際に会議や研修などで利用すると、備品も必要になってきます。そんな人のために、プロジェクターやスクリーン、マイクなどの音響機器もレンタルできるようになっています。
プレゼンをするときには、これらがあると進行しやすくなります。研修や説明会などでも利用することができるので、必要な時に利用することができます。
■貸し会議室の有効的な使い方
新たに起業して事務所を設立した、事業拡大などでオフィスを移転した、といったことでも貸し会議室を有効的に使えます。オフィスにミーティングルームが完成していないときでも、貸し会議室をレンタルすれば、ミーティングが効率よくできます。
会議室の設備が整っていない場合は、貸し会議室で当分の間会議などを行えます。そんな時は会社の近くにあるところを利用すればよく、パソコンや筆記用具などの会議で必要なものさえあれば、プロジェクターやホワイトボードなどの備品は用意してくれます。
ミーティングでは、同業者やパートナーといった対等な立場の人と話し合う機会も多いです。そういうときは極力公平な立場で行うのがよく、どちらの社で合同会議をすればいいのか迷うところです。そんなときは、両社の中間地点にある貸し会議室を利用すれば、どちらか一方に負担がかかることなく、公平な立場でミーティングができます。
サービスによっては、パイプ椅子に樹脂長机ではなく、木製テーブルとクッションチェアといったものがあったり、お茶やコーヒーなどのケータリングが用意されていたりと、相手に失礼なく行えるようにすることができます。
○貸し会議室を利用するメリット まとめ
空き部屋を利用するので、有効活用ができます。都市部のビルを使用しているところが多いので、アクセスしやすい場所に多くあります。設備が充実しているところが多く、会議以外の用途にも使えます。備品のレンタルもできるので、会議でプロジェクターやマイクなどを使用するときは、自分で用意する必要はありません。